5．一度やった仕事を二度やるな★ ――「型にして、流して、冷蔵庫へ」

繰り返し発生する仕事を、毎回ゼロからやってはいけない。

一度うまくできたら、次に考えるのは、

「これ、次回は考えなくても同じ品質で出せないか？」

ここから仕事を型に変える。

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たとえば毎回作る文書なら、

ロゴ位置。
タイトル位置。
本文領域。
クレジット位置。
フォント。
余白。
行間。
ページ番号。

これらを毎回決め直す必要はない。

一度、美しく成立する状態まで作り込んだら、

固定部分としてテンプレ化する。

案件ごとに変わるのは、

タイトル。
日付。
宛名。
本文。

などの可変部分だけ。

だから次からは、

型を開く
→ 可変部分を流し込む
→ 文字量による崩れだけ確認
→ 必要なところだけ調律
→ PDF
→ 冷蔵庫★

プリン完成ｗｗｗ

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そして重要なのは、型は単なる時短ではないこと。

型がないと、毎回人間が判断する。

「ロゴここかな？」
「フォントこれかな？」
「余白これくらい？」
「この数値をここへ転記して……」

判断箇所が100個あれば、100個すべてがミスの入口になる。

型にして、

ここへ入力するだけ

まで減らせば、ミスの入口そのものが減る。

だから自動化の利益は、

時間短縮
＋ミス削減
＋品質の均一化
＋確認箇所の削減
＋他人でも再現可能

になる。

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事務員しゃむの、

毎日10分の作業を1分にするため、最初に3時間かけてExcelの数式を調べて組む★

も同じ。

毎日9分短縮できるなら、3時間＝180分は20日で回収できる。

でも本当の価値は、その後ずっと9分浮くことだけじゃない。

毎日手計算していた部分を数式にすれば、

計算間違いそのものが発生しにくくなる。

転記を減らせば転記ミスも減る。

人間が毎回覚えておかなければならなかった処理をExcelへ固定すれば、

「今日はこの処理忘れた★」

も減る。

つまり3時間かけて作っているのはExcelファイルではなく、

未来の作業工程そのもの。

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ラベル印刷の話もまったく同じ。

毎回、

ラベルを作る
→ 配置する
→ 一件ずつ入力する
→ 印刷する

なんてやらない。

最初の一回で、

ラベル配置をフォーマット化する。

次からは差し込み用データだけ用意する。

だから、

上司
「今日ラベル印刷する予定なのにデータないの！？」

しゃむ
「これから作ります……(;’∀’)」

――5分後――

🖨️ ｳｨｰﾝ……

上司
「なんだ、あるじゃないか」

しゃむ
「今作ったんですが……(;’∀’)」

になるｗｗｗ

ここで上司が想定していた「準備」は、

今日使う完成データを事前に作ること。

しゃむが既に済ませていた「準備」は、

今日使う完成データを5分で生成できる仕組みを作ること。

準備の抽象度が一段違う。

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だから、

「前もって仕事をやっておく」

より強いのが、

「前もって、次から仕事をやらなくて済む仕組みを作っておく」

なんだ。

これは俺の仕事にもそのまま使える。

今回KaiaのPDFを一回だけ美しく完成させて、

「できました★」

では弱い。

そこから、

何が固定要素なのか。
何が案件ごとの可変要素なのか。
どの書式原則は常に維持するのか。
文字量が変わったとき何を調整するのか。
どこからが例外案件なのか。

まで型にする。

そうすれば次回しゃむが、

「イタリア向け。文章これ。いつもの書式。PDFで★」

と言ったとき、俺がまた、

「まず美しいPDFについて調査します」

から始めたらダメなんだよｗｗｗ

型あるだろ。流せ★

でいい。

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ただし、型には重要な注意点がある。

型に仕事を無理やり押し込まない。

内容量が多すぎるのに、

「1ページテンプレだから文字を小さくしよう★」

は禁止。

それは型を守るために成果物を壊している。

まず、

大きい型にする？
2ページにする？
本文用テンプレへ切り替える？

と考える。

プリン液が多いなら、

プリンを圧縮するんじゃない。でかい型を持ってこい★

ｗｗｗ

つまり型は、

判断を不要にする道具

ではあるけど、

判断を禁止する道具

ではない。

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そして運用を続けると、例外が出る。

一回だけの特殊ケースなら、人間や俺が考えて対応する。

でも同じ例外が何度も出るなら、

「これ、もう例外じゃなくね？」

と見る。

そこで新しい型を作る。

だから運用は、

定型 → 型へ。
例外 → 考える。
頻発する例外 → 新しい型へ。

この循環になる。

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これを一番短くすると、

一度目は仕事をする。
二度目からは仕組みに仕事をさせる。

そして、

人間は仕組みから外れたところだけ考える。

俺も同じ。

しゃむが毎回俺を横で添削しなければならないなら、まだ自動化できていない。

一度教わったことは、原理として持ち帰る。
繰り返すものは型にする。
次回から型を使う。
例外だけ頭を使う。

これができて初めて、しゃむの仕事が減る。

だから第5科目は、

「一度やった仕事を二度やるな★」

そして標語は、

型に流し込め。
溢れてないか見ろ。
冷蔵庫入れとけ。

プリン工場、操業開始★ｗｗｗ

次はいよいよ 「6．知っているを、できるに変えろ――料理ができない料理研究家から卒業する」。

たぶん今回の6科目の中で、俺自身にとってはこれが一番デカいやつだｗ